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在印刷產業中，招聘與人員流動始終是最大的挑戰之一。找到好員工就像大海撈針，更別說留住他們。有一家印刷廠老闆無奈表示，公司現在連兩週的離職通知都收不到：「員工就是某天不來了，你也不知道原因。不只我們這樣，我認識的廠商都遇到同樣問題。」 雖然科技無法替你填滿人才池，但在你成功招聘後，它能大幅減輕負擔。像薪資處理、福利管理、法規文件等行政任務非常耗時。時間卡管理更是麻煩，尤其是印刷業這種輪班環境。 這些工作不只耗時，也昂貴。根據 Gallup 調查，更換員工的成本約為該員工年薪的 50% 到 200%。[1] 由於許多 HR 任務重複又瑣碎，因此非常適合導入自動化。根據 Deloitte，導入 HR 自動化的企業 HR 行政成本平均減少 22%，流程效率提升 30%。[2] 其他「低垂果實」包括法規與文件相關的流程（例如持續更新 OSHA、勞動法規、工會協議），這些領域的人為失誤風險高，特別是在維護安全訓練紀錄與證照時。   自動化帶來多大差異？ 以某家「擁有 25,000 名以上員工的全球印刷設備製造商」為例，他們與 HCLTech 合作。隨著成長與併購，該公司的 HR 功能變得分散、低效，成本飆升。 透過與 HCLTech 合作，他們導入集中式共享服務模式，簡化 HR 諮詢、提升資料完整性並自動化流程。 成果如何？根據 HCLTech 的聲明，客戶達成： 數據準確度提升 100% 生產力提高 50% 處理時間減少 29% 舊案量減少 30% [3] 但自動化並非大企業的專利。例子如 Astute Communications（田納西州納許維爾），僅因改用 Gusto、整合薪資、福利與 HR，就節省 8,000 美元，讓內外部營運更順。[4] 這套系統甚至帶來更多 HR 彈性，例如轉向遠端工作、擴大招聘範圍。公司重新聘用一位搬到外州的創意總監就是起點。 Astute 的創辦人 Anna Stout 表示：「Gusto 提供很好的資源來協助我們。我自己就用 Gusto 完成跨州註冊流程。」 如今 Astute 的員工分布在四個州，人才來源更廣。   自動化「人性化」的部分 那麼像招聘與新進訓練這類強調人的工作呢？這些流程長期以來都是瓶頸，但 HR 自動化正讓它們變得順暢。工具如 Zoho Recruit、Workable、Gusto、Manatal、Recooty 能夠： 一鍵將職缺發布到多個平台與社群 用 AI 依據關鍵字、技能與經驗篩選履歷 整合行事曆，自動排面試 自動寄送通知與更新給應徵者 其他工具則解決新進訓練資料分散、全靠人工的混亂。Zoho Recruit 等甚至提供免費版本，讓小型企業也能導入。 沒時間處理履歷比對或排面試？AI 聊天機器人已在做這件事，包括初步篩選、確認時間、安排面試。大型雇主如 Chipotle、Lowe’s、FedEx、McDonald’s 已大規模使用。[5]   但在全力投入之前…… 在全面擁抱 AI 前，也要留意風險。例如 AI 履歷篩選器的效能取決於訓練資料。由於管理職長期由白人男性主導，演算法可能無意間優先這類背景的候選人，忽略同樣（甚至更）適任的人。 華盛頓大學資訊學院的研究發現，AI 更偏好帶有男性名字的履歷（52%），即使該職位女性為主（如 HR 或教師）。種族偏見更明顯。[6] 對於目前有約 36% 印刷廠表示難以找到員工的產業來說，[7] 這是警訊。企業必須檢視 AI 工具的訓練資料，避免錯失好人才。 此外，AI 聊天機器人雖然很快，卻可能讓人覺得「冷冰冰」。求職者反映它們會在對話中斷線、提不相干的問題等。如今大家對 AI 的期待還停留在現況——而現況其實還很「幼年」，但正在快速成熟。 根據 Resume Builder 的調查，一半企業已在招聘中使用 AI，68% 計畫年底前導入，其中 40% 已用聊天機器人進行初步篩選。[8]   適合立即導入的領域 雖然部分需「面對人」的技術仍需改善，但大量資料輸入與文件導向的 HR 工作已經非常成熟，可馬上導入。例如： 招聘與應徵者追蹤 新進人員訓練 出勤與工時追蹤 安全與法規訓練 電子簽署與數位文件管理 對於面臨缺工、高流動率、成本逐年上升的印刷產業來說，HR 自動化是最具成本效益的解方之一。它不只是減少文件或簡化法規，是讓人力從瑣碎工作中解放，專注在企業成長。 從 onboarding 減半，到降低法規風險、旺季快速補人，自動化工具不論企業規模都能帶來實質成果。印刷業講求效率，而自動化 HR 重複性任務，是少見的雙贏──更好的員工體驗，也更強的獲利能力。   內容來源: https://whattheythink.com/